Seit über 12 Jahren gehe ich zu BNI-Treffen - egal ob als Mitglied, Verteter, PD oder Trainer - und immer verfolgten mich bespielsweise diese Fragen:

• 1. Habe ich passendes Geld dabei?
• 2. Können sie rausgeben af meinen Fuffi?
• 3. Warum in aller Welt hab ich am Ende einen Thermobeleg, nicht wirklich absetzbar?
• 4. Kann ich eigentlich auch mit Karte zahlen?

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Und da (fast) jedes unternehmerische Problem nach einer Lösung schreit, begannen wir im Herbst 2021 ein Nischenprodukt zu entwickeln - die Frühstücksgeldabrechnung für BNI-Unternehmerteams.

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Auf den Punkt - was bringt es, das beredsam Abrechnungssystem zu nutzen?

Wir übernehmen für Euch Unternehmerteams die Abrechnungen - das heißt, wir organisieren das passende Framework zur Abrechnung und Ihr macht Euer Meeting :-) Einfach ausgedrückt: 

 

First of all: Vorteile für unsere Mitglieder

• nur EINE monatliche Rechnung, komplett absetzfähig - heisst auch, keine wöchentlichen Einzelbelege mehr, keine Thermos
• echter steuerlicher Vorteil des gesamten jährlichen Frühstücksgeldaufwandes - je nach Steuersatz sind das ein paar Hundert Euro
• das gilt auch, wenn Du aus Gründen nicht vorsteuerabzugsberechtigt bist
• kein wöchentlicher Zahlungsstress

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Vorteile für das Führungsteam

• ordentliche Chapterkasse, offizielles Bank-Projektkonto
• korrekte Rechnung für alle Mitglieder
• wir erledigen das "Geldeintreiben", lästiges Hinterherlaufen bei Nichtzahlern entfällt, wir als "Dritte" haben mehr Gewicht
• keine Bargeldgalama mehr, keine Geldtaschen bei Urlaubsübergaben
• reibungsloser Übergang bei FT-Wechsel am 01.04.
• Geld für Kleinigkeiten wie Blumen zur Verabschiedung ist da 
• volle Transparenz 

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Vorteile für Euer Hotel/Euern Gastronomen

• 1 Abrechnung pro Monat an beredsam, Zahlung erfolgt 1 Tag nach Rechnungseingang
• komplett bargeldlose Abrechnung
• kein Bar- oder Kartenmix mehr
• keine Kleckerbelege mehr 

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Was muss das Führungsteam einmalig erledigen?

• 1 Zoomcall mit Max, komplettes Führungsteambriefing
• Beschlussfassung 
• 1 FT-Mitglied macht Post-Ident, in der Regel der Schatzmeister
• parallel Chapterinfo - hier bekommt Ihr eine Powerpoint von uns
• parallel Briefing des Gastronomen/Hoteliers, wo ihr tagt und Abfrage des Saldennettos des Frühstücksgeldes

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Was muss der Schatzmeister regelmäßig erledigen?

• 1 x im Monat Abmeldung alter und Anmeldung neuer Mitglieder bei beredsam
• 1 x im Monat Rechnungsprüfung des Gastronomen/Hoteliers
• 1 x im Monat Freigabe der Rechnung an beredsam
• 1 x im Jahr (zu Ultimo) Preisgespräch mit dem Gastronomen/Hotelier
• 1 x im Jahr (zu Ultimo)  Meetingsanzahl des kommenden Jahres an beredsam kommunizieren

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Weitere FAQ Organisatorisches

Frage: Lohnt sich die Abrechnung auch für Chapter im Aufbau?

Ganz klares JA - je früher, je besser. Wir begleiten direkt ab Vorgründung der Teams, die Abrechnung ist dann quasi ins Wachstum integriert und Ihr konzentriert Euch auf das, was wichtig ist: Besucher, Empfehlungen, Umsatz.

2 Dinge müssen sein: Die Location muss feststehen und es muss wöchentliche Treffen geben.

In der Regel geben uns EDs die Gründungschapter von Anfang an in unsere Obhut.

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Frage: Wir wollen das, keine weiteren Fragen, wann können wir starten?

Wir starten mit neuen Teams immer zum Monatsersten. Einrichtungszeit liegt je nach Zulieferung Eurer Daten an uns bei 7 bis 10 Tagen. Auch hier gilt: Je früher, je stressfreier für alle Seiten.

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Frage: Was muss ich tun, wenn Mitglieder ausscheiden oder neu ins Team kommen?

25. d. M. ist Stichtag: Mitteilung an uns über das Ausscheiden von Mitgliedern

25. d. M. ist Stichtag: Anmeldung neues Mitglied bei uns mit dem kompletten Rechnungsdatensatz

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Frage: Wie sichert beredsam die absolute Transparenz über Kontoführung und Geldverwendung gegenüber den Teams?

Jeder Schatzmeister erhält auf Anfrage zum Quartalsende einen Kontoauszug. Die Kontoabstimmung über Ausgaben und auch säumige Zahler erfolgt immer zeitnah.

Wir empfehlen Euch ohnehin eine digitale Ablage Eurer operativen Chapterunterlagen. Wenn Ihr dazu Hilfe braucht, fragt mal Euern Abrechnungservice beredsam :-) ... passwortgeschützt und jederzeit zugänglich.

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Frage: Ich bin leider nicht vorsteuerabzugsberechtigt. Habe ich trotzdem einen Vorteil?

Selbstverständlich. Auch wenn Du die 19 % Umsatzsteuer nicht ziehen kannst, hast Du den Nettobetrag vollständig in den Kosten und damit - je nach Deinem persönlichen Steuersatz - den entsprechenden Steuervorteil. Das sind im Jahr ein paar Hundert Euro.

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Weitere FAQ Zahlungsabwicklung

Frage: Wie setzt sich der monatliche Betrag zusammen?

Wir egalisieren den Zahlungsbetrag so, dass jeden Monat der gleiche und damit planbare Betrag berechnet wird. Nettofrühstücksgeld plus Chapterkassenpuffer, Konto- und Abrechnungsfee zzgl. Ust. - fertig. Den genauen Betrag errechnen wir nach dem FT-Briefing.

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Frage: Ist ein Chapterpuffer notwendig, müssen wir das machen?

Der Chapterpuffer ist schlicht eine angemessene Rücklage für Anschaffungen des Teams. Sei es ein Blumenstrauß, ein Beamer, eine Buffettzulage am Besuchertag oder andere Dinge - Ihr habt das beruhigende Gefühl, zu wissen, es ist Geld da. 

Achtung: Ausgaben bitte VORHER abklären - ausreichend muss die Rücklage nämlich sein :-) .

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Frage: Wann kommt die Rechnung und ab wann wirds ungemütlich?

IMMER am Monatsersten versenden wir die Rechnungen. Am 8. d. M. kommt eine freundliche Zahlungserinnerung und am 15. ist die Mahnung im E-Mail-Kasten. Schließlich will Eurer Gastronom pünktlich seine Rechnung bezahlt bekommen. Am 20. geht die E-Mail mit säumigen Zahlern an den Mitgliederkoordinator.

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Frage: Kann ich auch eine Jahreszahlung machen?

Nein. Das Abrechnungscommitment der Teams lautet: Monatliche Abrechnung.

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Frage: Kann beredsam per Lastschrift einziehen?

Nein. Gebühren und Haftungen stehen nicht im Verhältnis zum Nutzen. 

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Frage: Wie kann ich das Bezahlen dann am schnellsten erledigen?

Ganz einfach: Du richtest einen Dauerauftrag ein, benennst im Verwendungszweck Deine Kundennummer - fertig. Bitte richte den Dauerauftrag ca. 2-3 Tage nach dem Monatsersten ein.

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Frage: Was passiert, wenn ich nicht zahle?

Bedenke: Es ist Euer Geld. Es ist Eure Chapterkasse. beredsam ist die Exekutive für die Zahlungsabwicklung - nicht mehr, aber eben auch nicht weniger.

Und niemand möchte, dass sich Einzelne auf Kosten des Teams durchmogeln ...

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Überzeugt? Oder noch Fragen offen? Schreib uns an info@beredsam.de, vergiss Deine Telefonnummer nicht anzugeben und wir melden uns umgehend bei Dir zurück.

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Woran arbeiten wir derzeit?

• schneller bezahlen mit QR-Code
• Abrechnung von Besuchern bei Meetings
• Abrechnung von kurzfristigen Events wie Besuchertagen (Geld landet direkt auf dem Chapterkonto)
• Abrechnung nichtdeutscher Unternehmerteams
• Überführung des Abrechnungswesens in unser System smart®invoice

Wenn Du also zukünftig auch dieses Logo hier siehst:

dann seid Ihr bei uns - sprich in allerbesten Händen.